حسابداری ارشد دانشگاه اصفهان

مرحله گزارشدهي

مقدمه

در مرحله گزارشدهي حسابرسي  عملياتي گروه حسابرسي عملياتي ، گروه حسابرسي نتايج كار حسابرسي عملياتي را به كاركنان عملياتي و مديريت سازمان ارائه مي دهد. اهداف اساسي گزارش حسابرسي عملياتي به اين شرح است:

1.ارائه اطلاعات مفيد وبه موقع درباره نارساييهاي با اهميت عملياتي وساير موضاعات

2. ارائه پيشنهادهاي اصلاحي لازم براي بهبود عمليات

وظايف گزارش حسابرسي عملياتي:

1.ارائه نتايج حسابرسي عملياتي

2.ترغيب مديران يا دعوت آنها به اجراي اصلاحات ضروري

يافته هاي خاص حسابرسي در طول مراحل حسابرسي براي بررسي مديريت شناسايي وارسال مي شود .

اگر حسابرسي به طور صحيح صورت پذيرد، گروه حسابرسي عملياتي اين يافته ها را در مرحله اجراي عمليات به مديريت ارائه مي كند وكاركنان عملياتي نيز اقدامات اصلاحي جهت رفع نارساييهاي شناسايي شده را آغاز مي كنند.

درنتيجه گزارش حسابرسي تبديل به خلاصه اي از مراحل حسابرسي عملياتي مي شود كه به شرح زير است:

1.اقدامات انجام شده توسط گروه حسابرسي

2. يافته هاي حسابرسي عملياتي

3.نارساييهاي عملياتي

4. اقدامات كاركنان عملياتي براي اصلاح وضعيت موجود

گزارش مقدماتي

    گزارش حسابرسي عملياتي مي تواند به صورت غير رسمي يا رسمي ،وشفاهي يا كتبي ارائه شود.

    كاركنان حسابرسي عملياتي پس از اجراي عمليات ،بايد يك گزلرش كتبي امضا شده، به مديريت ذيصلاح ، كاركنان و ديگر گروههاي ذينفع ارائه كنند. اين گزارش يك سند حسابرسي عملياتي محسوب مي شود. با اين حال، ارائه گزارش پيشرفت عمليات حسابرسي به مديريت درحين انجام رسيدگي ،امري ضروري است.

     ارائه يافته هاي حسابرسي درقالب پنج  شاخص وهمزمان با انجام عمليات حسابرسي به كاركنان عملياتي ،روشي مطلوب است .اين عمل را مي توان با استفاده ازچارچوب ارائه شده در نمونه هاي مربوط به يافته هاي حسابرسي (درفصل پنجم)انجام داد؛ يعني با استفاده از عناوين  وضعيت واقعي ،معيار،علت ،اثر،پيشنهاد.

گزارش شفاهي

گزارشهاي شفاهي نسبت به گزارشهاي كتبي مزاياي دارد كه نمونه هايي از آن به شرح زير است:

1-گزارشهاي شفاهي به موقع است . اين گزارشها  توجه خاصي به اطلاعات جاري باعث مي شود تا اقدامات اصلاحي بموقع صورت گيرد

2-گزارشهاي شفاهي منجر به پاسخهاي رودر رو مي شود .اين گزارشها موجب مي شود تا آن دسته از نظرات وعقايد كارفرما كه در نهايي سازي يافته ها وپيشنهاد هاي حسابرسان مهم است ،آشكار شود.

3-گزارشهاي شفاهي به حسابرسان اجازه مي دهد تا باعقايد كاركنان عملياتي آشنا شوند واطلاعات اضافي مورد نياز در اين زمينه را فراهم آورند.

4-گزارشهاي شفاهي مي تواند اشتباهات موجود در طرز تفكر گروه حسابرسي را پيدا و قبل از نهايي شدن تصميمات  اصلاح كند.

گزارش كتبي

     گزارش كتبي تكميل حسابرسي عملياتي را رسماً اعلام مي كند ونتايج حسابرسي را به طور كتبي مشخص مي سازد. بعلاوه،حسابرسان مي توانند گزارش كتبي را بعنوان يك منبع اطلاعاتي براي حسابرسيهاي عملياتي ديگر نيز مورد استفاده قراردهند.

     گزارشهاي حسابرسي عملياتي بايد براساس اصول وموازين مشخصي تهيه شده باشد تا استاندارد هاي حرفه اي عمليات در سطح بالايي حفظوهدفهاي گزارشدهي به طور موثر تامين شود.

    نويسنده گزارش حسابرسي بايد مخاطبين واستفاده كنندگان گزارش را در نظر داشته باشد. يك قاعده مناسب براي دستيابي به اين هدف، ارائه گزارش به شكل ساده تر از توان درك خواننده آن، مي باشد.حسابرسان همراه با اين اصل ساده سازي بايد ازكلمات آشنا، مثالهاي توصيفي خاص، نمايشهاي بصري مثل نمودار، منحني ونمودگر براي  درك بهتر خوانندگان استفاده كنند.

    يك راه مناسب براي اطمينان از درك كامل مفاهيم اساسي توسط كاركنان مديريت صاحبكار،ارائه گزارش كتبي به صورت معكوس است؛ به اين معني كه از مفاهيم به جزييات دقيقتر وبيشتري برسيم.

    يافته هاي حسابرسي بايد مربوط به شرايط خاص بوده وبر آثار فعلي و مزاياي آتي اجرایپيشنهادها، تاكيد ورزد. بعلاوه پيشنهادهاي حسابرسان بايد به طور واضح اقدامات لازم را نشان دهد.

ويژگيهاي يك گزارش خوب

يك گزارش خوب ويژگيهاي متعددي دارد كه در اينجا به برخي از مهمترين آنها اشاره مي شود:

اهميت                                                             سودمندي وبموقع بودن

صحت وكفايت مدارك ومستندات                               قابليت متقاعد ساختن

عينيت وقابل مشاهده                                             وضوح وسادگي

ايجاز                                                              لحن سازنده داشتن

ساختار مناسب ومثبت نگري

الف-  اهميت

حسابرسان در موردتعيين اهميت مطالب، بايد عوامل زير را در نظر بگيرند:

1-ميزان علاقه ديگران نسبت به عمليات وفعاليتهاي مورد حسابرسي؛

2-اهميت عمليات وفعاليتهاي، كه براساس ميزان هزينه ها ، سرمايه گذاري در داراييهاي ثابت وميزان سود، قابل اندازه گيري مي باشد؛

3-تازگي نسبي يا ماهيت عمليات يا فعاليتها از نظر آموزش پذيري.

4-فرصت فراهم كردن اطلاعات مفيد وبه موقع به منظور كمك به كاركنان درجهت بهبود اثربخشي،كارايي،يا صرفه اقتصادي عمليات؛

.

5-ميزان تكرار يك وضعيت نا مطلوب ،توجه به احتمال وقوع آن در هر محدوده ديگر،وميزان زيان مربوط يا هزينه هاي اضافي ايجاد شده (بالفعل يا بالقوه)؛و...........

6-كوتاهي كاركنان عملياتي در انجام اقدامات لازم به منظور اصلاح نارساييها يا بهبود عمليات

ب- سودمندي وبه موقع بودن

     گزارشهاي حسابرسي عملياتي بايد براساس نياز مخاطبين آماده شود، به اين معني كه مفيد باشد. 

     اين تصور كه مديريت تنها مخاطب اين گزارشها مي باشد،اشتباه است. براي اين منظور گزارش حسابرس عملياتيبصورت مكتوب تهيه مي شود تا براي كليه افراد ذيصلاح، مطلع وحتي افرادي كه باجزئيات عمليات وفعاليتها يا حوزه هاي مربوط آشنايي ندارند، نيز قابل استفاده باشد

     بموقع بودن گزارشدهي ،مانند سودمند بودن آن امري اساسي است يك گزارش دقيق حسابرسي مكتوب ممكن است به علت تاخيردر ارائه گزارش،براي مديريت عملياتي ارزش نداشته باشد زيرا ممكن است مديريت وقت كافي براي ملاحضه كامل وتصميم گيري برمبناي اطلاعات وپيشنهادهاي مطرح شده درگزارش رانداشته باشد.

پ-صحت وكفايت مدارك ومستندات

     براي پرهيز از هرگونه خطا درگزارش تهيه شده گروه حسابرسي بايد تمامي روشهاي تهيه، بررسي وپردازشگزارش حسابرسي عملياتي را بكار برد. بعلاوه كليه حقايق ونتايج بدست آمده بايد با اسناد ومدارك عمليات حسابرسي انجام شده ،مستدل شود. ضرورت صحت مندرجات گزارشهاي حسابرسي عملياتي از آن جهت مطرح است كه رعايت انصاف وبيطرفي حسابرسان درگزارشدهي ضروري است، تا استفاده كنندگان وخوانندگان گزارش مطمئن شوند كه مطالب گزارش شده قابل اعتماد مي باشد.

   كليه داده هاي واقعي، يافته ها ونتايج ارائه شده در گزارش حسابرسي عملياتي  بايد با شواهد مستدل وكافي دركاربرگهاي حسابرسي همراه باشد تا صحت ومنطقي بودن مطالب گزارش شده را نمايان سازد. اگر كاركنان عملياتي درمورد هريك از اقلام گزارش سوالي داشته باشند، حسابرسان بايد براي پاسخگويي شواهدكافي داشته باشند

    .ت-قابليت متقاعد ساختن

    اطلاعات ارائه شده بايد داراي مستندات كافي باشد به طوري كه خواننده گزارش نسبت به با اهميت بودن يافته ها ومنطقي بودن نتايج واجراي پيشنهادها متقاعد شود. داده هاي ارائه شده بايد به حدي متقاعد كننده باشد كه مديريت را وادار به حركت درجهت اصلاحات كند. مسئوليت اثبات يافته ها باگروه حسابرسي است نه باآنهايي كه رسيدگي مي شوند. اگر يافته هاي حسابرسي مورد سوال قرار گيرد ،گروه حسابرسي بايد قادر باشد تا با مدارك كستدل وكافي كاركنان عملياتي را در مورد اصلاح كارشان متقاعد سازند.

ث-عينيت وقابل مشاهده

    هر گزارش حسابرسي عملياتي بايد يافته هاي حسابرسي را به صورت عيني وبه دور از هرگونه تعصب ارائه دهد. حسابرسان براي ارائه يك گزارش حسابرسي عملياتي مناسب بايد درگزارش خود به اطلاعاتي اشاره كنند كه چند نمونه آن بشرح زير است :

1-اطلاعات مناسب درباره علت بررسيهاي خاص بعمل آمده توسط حسابرس درمورد آنچه كه درحال گزارش آن هستند.

2-جملاتي واضح درباره ماهيت ودامنه بررسيهاي حسابرسي عملياتي بايد عنوان شود، گزارشهاي حسابرسي، درهر زمان كه كاربرد داشته باشند ، بايد به طور واضح بيان كند كه تاكيد اساسي حسابرسي عملياتي، برتجزيه تحليل مطالبي قابل توجه است وهدف حسابرس عملياتي ارزيابي فعاليتها وعمليات قسمت نيست.

3-اطلاعاتي درباره گستردگي وماهيت عمليات و فعاليتهايي كه به يافته هاي حسابرسي مربوط مي شود. اين موضوع چشم انداز مناسبي راجهت قضاوت در مورد اهميت يافته ها فراهم مي آورد.

4-به منظور جلوگيري از سوء تعبير وسوءتفاهم خواننده گزارش، توصيف صحيح ومنصفانه از يافته هاي حسابرسي بايد ارائه شود.گزارش حسابرس بايد تمام عوامل مهمرا، حتي اگر با يافته هاي حسابرسي تناقض داشته باشد مورد شناسايي قراردهد. اطلاعات بايد دامنه وحجم آزمونهاي حسابرسي وروشهاي انتخاب اقلام مورد آزمون را نيزبازگو كند تا خوانندگان بتوانند اين اطلاعات رابا حوزه مورد حسابرسي ،عمليات كلي ويافته ها ،ارتباط دهند.

ج- وضوح وسادگي

      گزارشهاي حسابرسي عملياتي بايد در حد امكان كابربردي، واضح وساده باشد تابا دريافت كنندگان گزارش، به طور موثر ارتباط برقرارسازد. نويسنده بايد درارائه وقايع، تجزيه تحليل آن ونتيجه گيري، از زياده گويي بپرهيزد گزارش حسابرسي بايد بقدري مرتب ومناسب سازماندهي شده باشد كه كليه مسايل مربوط به يك موضوع خاص، دركناريكديگر ارائه شود.

چ-ايجاز

     براي انتقال اطلاعات گزارشهاي حسابرسي عملياتي نبايد بيش از حد لازم طولاني باشد. جزييات بيش ازحد، ازاهميت گزارش مي كاهد وحتي باعث كتمان پيام واقعي يا گمراه كردن خوانندگان مي شود.

ح-لحن سازنده

    هدف اصلي حسابرسي عملياتي وگزارش نتايج ،كمك به بهبود عمليات وفعاليتهاي مورد رسيدگي است. درنتيجه، لحن گزارش حسابرسان بايد به نحوي باشد كه واكنش مناسبي دربرابر يافته هاي حسابرسي وپيشنهاد ها را درپي داشته باشد.علي رغم اينكه اكثر اوقات براي نشان دادن نياز به بهبود مديريت وعمليات بايد از عملكرد گذشته انتقاد شود، درگزارش حسابرسي بجاي انتقاد بايد برپيشرفتهاي مورد نياز تاكيد ورزيد.

خ- ساختارمناسب ومثبت نگري

      دو نكته ديگر كه نويسنده گزارش حسابرسي عملياتي بايد به آن دقت كند، ساختارگزارش ومثبت بودن آن است. يكي از اساسي ترين مشكلات نويسنده گزارش، سازماندهي مطالب است. حسابرسان بايد اصلاعات را به صورت منطقي ارائه كنند،زيرا درغير اين صورت خواننده دچار سردرگمي مي شود. حسابرسان بايد توجه توجه خواننده را بلا فاصله جلب كرده ودرطول گزارش آن را حفظ كنند،آنها به جاي دفن نظرات مبهم دربطن گزارش توجه خوانندگان را درهمان ابتدا به مهمترين يافته ها جلب كنند. منسجم نبودن گزارش رشته افكار مديريت راپاره كرده، درنتيجه از اثربخشي گزارش مي كاهد.

     حسابرسان بايد با نگرش مثبت بيانديشند وبنويسند،زيرا هدف آنان كمك به مديريت در بهبود عمليات مي باشد، و از اين رو گزارش بايد مثبت باشد. تجربه نشان داده است كه اگر حسابرسان با لحن مثبت،نظراتشان را ابرازكنند، مخاطبين همكاري بهتري خواهند داشت. حسابرسان بايد براي روشهاي عملياتي به جاي واژه هايي كه داراي بارمنفي است از واژهايي نظير افزايش توانايي ،بهبود وارتقا  استفاده كنند تامديران نظرات وتفاسير حسابرسان را در راستاي مخالفت با خود تلقي نكند، ومديريت را درحالت دفاعي قرار ندهد.

گزارش یافته های حسابرسی

      یافته های خوب حسابرسی دارای پنج ویژگی است :

    وضعیت واقعی ،معیار،علت،تاثیر وپشنهاد.    

     روش مناسب گزارشدهی، گزارش جداگانه یافته های حسابرسی را در مرحله اجرای عملیات توصیه می کند ضمن اینکه خلاصه ای از یافته ها نیز باید در گزارش نهایی وجود داشته باشد که به یافته های قبلی مرتبط شود  یا آنکه یافته های قبلی به پیوست ارائه شود.

الف –وضعیت واقعی

درکلیه حسابرسیهای عملیاتی کشف واقعیات به عنوان بخشی از عملیات محسوب می شود.در مورد واقعیاتی که وضعیت را روشن می کند،حسابرس باید مصمئن باشد که اطلاعات به صورت صحیح ومستند وتا حد امکان به صورت واضح وموجز نوشته شود. هر واقعیت از طریق مدارک در کاربرگ حسابرسی به نحوی مستند شود که مورد سوال قرارنگیرد.

ب-معیارها

انتخاب معیار توسط حسابرسان ربرای اظهار نظر در مورد وضعیت واقعی به تجربه وذکاوت نیاز دارد.اگر حسابرسان معیار مورد استفاده را نادرست تعبیر کرده یا بکار برند ،فرایند مقایسه آنان نارسایی دارد ومشکل را بیشتر خواهد کرد. این مسئولیت حسابرس است که خواننده را در مورد اعتبار یافته هایی حسابرسی متقاعد سازد.

پ-آثار

اهمیت یک نارسایی از طریق بررسی آثار آن اندازه گیری می شود. کارایی،صرفه اقتصادی واثر بخشی،مقایسهای مفیدی برای تعیین آثار یافته ها است ومی توان آنها را در قالب واژه های کمی مثل ریال ، زمان ، واحد تولید،تعداد روشها وفرآیند ، یا معاملات ،عنوان کرد.بعلاوه ،هر زمان که ممکن باشد،آثار بالقوه آتی نیز باید نشان داده شود.

ت-علتها وپیشنهادها

هنگامی که حسابرسان علت وقوع اتفاقی را بدانند،بهتر می توانند از آن جلوگیری کنند یا آنرا پیگیری کنند.

کارکنان ومدیریت عملیات باید مزایای پیشنهادات را درک کنند وبا آن موافق باشند تا ضمن پذیرش ضرورت تغییرات در پی اقدامات عملی برایند. حسابرسان پیش از ارائه گزارش باید با کارکنان عملیاتی در مورد توصیه ها وتغییرات پیشنهادی خود صحبت کنند وآنها رانسبت به پذیرش موارد اصلاحی تشویق کنند.

ث-جامعیت 

یافته های تکمبل زشده حسابرسی نه تنها باید کلیه ویژگیهای را در برداشته باشد ،بلکه باید به نحوی نوشته شود که هر ویژگی به وضوح از دیگری قابل تمیز باشد.

الفبای گزارش نویسی موثر

1-صحت                               2- اختصار                         3-اطمینان

4-دفاع                                 5-توضیح                          6-چارچوب

دونوع گزارش حسابرسی

1-گزارش نامه ای ،زمانی استفاده می شود که موضوع اصلی تنها به چند صفحه بحث نیاز داشته باشد

2-گزارش رسمی،شامل یک مقدمه بعلاوه جدولی از محتویات وبخشهای مختلف گزارش که هرکدام شامل یک موضوع اصلی می باشد را ارئه می نماید 

نتیجه گیری

هدف این فصل ارائه اصول و روشهایی برای آماده سازی موثر گزارشهای حسابرسی عملیاتی وارائه آنها به مدیریت وکارمندان است .گزارشدهی حسابرسی عنلیاتی به دو صورت غیررسمی و رسمی قابل ارائه است. گزارش واقعی نیز می تواند به صورتهای شفاهی ،کتبی .یا ترکیبی از هر دو باشد.گزارش حسابرسی عملیاتی ،نتایج حاصل از کار حسابرسی عملیاتی را به علاقه مندان انتقال می دهد. هدف اساسی گزارش حسابرسی،فراهم آوردن اطلاعات مفید وبه موقع ،درباره نارساییهای مهم عملیاتی ،و ارائه راه حل هایی در این زمینه است

مرحله گزارشدهی عملیاتی به حسابرسان این امکان را می دهد که نظر مدیریت وکارمندان را به مزایای حسابرسی عملیاتی وتخصص حسابرسان در این زمینه ،جلب نماید .گزارش نهایی در حالی که نتایج حسابرسی عملیاتی حاضر را ارائه میکند، وسیله مناسبی در جهت انتقال مفاهیم حسابرسی عملیاتی برای بررسیهای بعدی است.

بعلاوه اگر گزارشدهی به نحو موثری صورت پذیرد ،حسابرسان نه تنها به انتقال نتایج حسابرسی عملیاتی ومتقاعد ساختن مدیریت در جهت اقدامات اصلاحی خواهند بود بلکه می توانند نظر مدیریت را نسبت به مزایای حسابرسیهای عملیاتی بیشتر جلب نمایند. هر حسابرسی عملیاتی موفق،می تواند تقاضای حسابرسی بعدی را رونق بخشد.

هدف دیگر این فصل افزایش دانش ودرک اصول و روشهای گزارشدهی حسابرسی عملیاتی اثر بخش است، گزارش حسابرسی عملیاتی بیشتر باید به عنوان خلاصه ای از نتایج کار مورد بررسی قرار گیرد تا یک فراخوان جهت انجام اقدامات پس از حسابرسی عملیاتی .به منظور افزایش اثربخشی یافته ها وپیشنهادهای حسابرسی باید آنها را به مدیریت ارائه کرد ومدیریت باید ضمن قبول آنها خود نیز در کلیه مراحل مشارکت نمایند.لازم به یاد آوری است که هدف اساسی گروه حسابرسی تا حد  امکان کمک به بهبود عملیات ،به عنوان یک عامل یا تسریع کننده است ،نه اینکه تا زمان گزارش نهایی دست روی دست بگذارد تا شناخت مشخصی برای موسسه حسابرسی حاصل شود

منبع : http://javadrashidpoor.ir